Synchroniser le planning avec un agenda tiers (Outlook/Google Agenda/iOS) – Centre d'aide

AntsRoute vous permet d’exporter un planning d’intervention en particulier sous forme d’URL afin de l’intégrer dans un outil tiers tel que Microsoft Outlook, Calendrier iOS, Google Agenda, etc. Afin de synchroniser le planning, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Rendez-vous dans le module 'Ressources'.
Cliquez sur l'onglet 'Agents'.
Cliquez sur '…' et 'Exporter l’agenda' pour l'agent souhaité.
Cliquez sur le bouton 'Copier le lien'.
Collez ce lien dans un document pour le réutiliser dans la prochaine étape.

Note : La synchronisation du planning ne se fait que dans un seul sens. Par exemple, la synchronisation avec Google Agenda permet d’afficher les interventions planifiées avec AntsRoute dans Google Agenda, mais pas l’inverse. Par ailleurs, une fois que les interventions ont été réalisées, les rendez-vous disparaissent de l’agenda.

Microsoft Outlook

Après avoir récupéré l’URL sur app.antsroute.com, il suffit de se rendre sur Microsoft Outlook et de suivre ces étapes :

Rendez-vous dans l'onglet 'Accueil'.
Cliquez sur l'icône ' ' en bas à gauche de l'interface.
Cliquez sur 'Ouvrir le calendrier'.
Cliquez sur 'Ajouter un calendrier à partir d’internet'.
Collez l’URL récupérée.

Une fois que la synchronisation est terminée, les interventions s’affichent dans votre calendrier.

Note : La synchronisation du calendrier sur Outlook est manuelle. Afin d’actualiser le planning de l’agent, il suffit d’aller dans l’onglet Envoi/réception > Mettre à jour le dossier.

Google Agenda

Après avoir récupéré l’URL sur app.antsroute.com, il suffit de se rendre sur Google Agenda et de suivre ces étapes :

Ouvrez le menu 'Application Google' en cliquant sur l’icône situé en haut à droite de l’écran.
Cliquez sur 'Agenda'.
Ouvrez le menu 'Autres agendas' en cliquant sur l’icône situé en bas à gauche de l’écran.
Cliquez sur 'à partir de l’URL'.
Collez l’URL récupérée sur AntsRoute.
Cliquez sur le bouton 'Ajouter un agenda'.

Calendrier sur Mac

Après avoir récupéré l’URL sur app.antsroute.com, il suffit de se rendre sur l’application Calendrier et de suivre ces étapes :

Cliquez sur 'Fichier'.
Cliquez sur 'Abonnement à un calendrier'.
Collez l’URL récupérée sur AntsRoute.
Cliquez sur le bouton bleu 'S’abonner'.
Définissez un nom de calendrier.
Cliquez sur le bouton 'OK'.

Calendrier iOS

Après avoir récupéré l’URL sur app.antsroute.com, il suffit de se rendre sur l’application mobile iPhone et de suivre les étapes ci-dessous :

Ouvrez les 'Réglages'.
Cliquez sur 'Calendrier'.
Allez dans 'Comptes et mots de passe'.
Allez dans 'Ajouter un compte'.
Sélectionnez 'Autre'.
Choisissez 'Ajouter un calendrier avec abonnement'.
Collez l’URL récupérée sur AntsRoute.
Touchez le bouton 'Suivant'.
Touchez le bouton 'Enregistrer'.

Note : La synchronisation du planning n’est pas en temps réel et dépend de la fréquence déterminée par les différentes applications. Nous n’avons donc pas de contrôle sur cette fréquence de synchronisation. Lorsque vous apportez des modifications aux plannings de vos agents, la synchronisation peut ainsi varier en fonction de l’outil tiers utilisé. Par exemple, la synchronisation du Calendrier IOS est automatique. Celle de Google agenda est automatique à un moment indéterminé de la journée. En revanche, la synchronisation de Microsoft Outlook est manuelle.

Supprimer l’accès à un planning

Des agents ne travaillent plus dans l’entreprise et vous souhaitez supprimer leurs accès aux agendas AntsRoute ? Afin de supprimer l’accès à un planning pour un agent, il est nécessaire de générer un nouveau lien. En effet, modifier l’adresse email de l’agent depuis AntsRoute n’est pas suffisant, car l’URL initialement généré n’est pas uniquement lié à cette adresse.

Rendez-vous dans le module 'Ressources'.
Cliquez sur l’onglet 'Agents'.
Cliquez sur '…' et 'Exporter l’agenda' pour l’agent souhaité.
Cliquez sur 'Générer un nouveau lien'.