Dès que vos interventions ou livraisons sont planifiées, vous pouvez envoyer une notification à vos clients avec un lien leur permettant de confirmer la date et le créneau horaire de passage ou de reprogrammer le rendez-vous. Afin de paramétrer les notifications permettant de confirmer ou reprogrammer un rendez-vous, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :
- Paramétrer le modèle de notification
- Configurer le lien de confirmation/reprogrammation
- Envoyer une notification avec un lien de confirmation/reprogrammation
Paramétrer le modèle de notification
- Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
- Cliquez sur l’onglet « Notifications ».
- Cliquez sur le sous-onglet « Modèles des notifications ».
- Cliquez sur le bouton « + ».
- Sélectionnez le type « SMS » ou « Courriel ».
- Sélectionnez le déclencheur « Sur action depuis AntsRoute ».
- Déterminez un nom utilisé en interne. Par exemple, « Notification avec lien de reprogrammation ».
- Positionnez le toggle sur « Activé ».
- Cliquez sur l'icône AntsRoute afin de personnaliser le contenu du message.
- Ajoutez la variable « Lien de confirmation/reprogrammation des interventions (ou livraisons) ».
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
Configurer le lien de confirmation/reprogrammation
- Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
- Cliquez sur l’onglet « Notifications ».
- Cliquez sur le sous-onglet « Configuration des liens ».
- Cliquez sur « Lien de confirmation / reprogrammation ».
- Déterminez la « Durée de validité du lien ».
- Ajoutez le logo de votre organisation.
- Renseignez un titre.
- Renseignez le message d’une demande de confirmation ou de reprogrammation au client.
- Renseignez le message au client suite à une confirmation réussie.
- Activez ou non l’option « Permettre aux clients de reprogrammer leurs rendez-vous ».
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
☝️ Bon à savoir : Si vous choisissez de ‘Permettre aux clients de reprogrammer leurs rendez-vous’, les clients auront la possibilité de confirmer ou reprogrammer le rendez-vous. En revanche, si vous n’activez pas cette option, les clients pourront uniquement confirmer leur rendez-vous.
💡 Si vous autorisez la reprogrammation, vous pouvez déterminer un nombre de kilomètres maximum de détour acceptés, c’est-à-dire que les créneaux horaires seront proposés au client en tenant compte de son éloignement géographique par rapport aux rendez-vous déjà programmés.
Envoyer une notification avec un lien de confirmation / reprogrammation
Après avoir défini ce modèle de notification avec un lien permettant au client de confirmer ou reprogrammer un rendez-vous, vous pouvez désormais notifier vos clients. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous :
- Rendez-vous dans le module « Organiser ».
- Cliquez sur l’onglet « Carte des tournées ».
- Sélectionnez une date à laquelle des tournées sont construites.
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
- Sélectionnez le modèle de notification que vous avez créé.
- Sélectionnez les clients à qui vous souhaitez envoyer une notification.
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
💡 Pour envoyer une notification à vos clients, vous devez avoir renseigné l’adresse email et/ou le numéro de téléphone au format international sur la fiche du client. Par exemple, +33611223344.
💡 Dès qu’un client confirme un rendez-vous, l’étape passe à l’état « Confirmé » en vert dans le planning. En revanche, si un client décide de reprogrammer un rendez-vous, cette étape est directement déplacée à la date choisie.
