Dès que vos interventions ou livraisons sont planifiées, vous pouvez envoyer une notification à vos clients avec un lien leur permettant de confirmer la date et le créneau horaire de passage ou de reprogrammer le rendez-vous. Afin de paramétrer les notifications permettant de confirmer ou reprogrammer un rendez-vous, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :
- Paramétrer le modèle de notification
- Configurer le lien de confirmation/reprogrammation
- Envoyer une notification avec un lien de confirmation/reprogrammation
- Définir des jours de reprogrammation autorisés
Paramétrer le modèle de notification
- Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
- Cliquez sur l’onglet « Notifications ».
- Cliquez sur le sous-onglet « Modèles des notifications ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
- Sélectionnez le type « SMS » ou « Courriel ».
- Sélectionnez le déclencheur « Sur action depuis AntsRoute ».
- Déterminez un nom utilisé en interne. Par exemple, « Notification avec lien de reprogrammation ».
- Positionnez le toggle sur « Activé ».
- Cliquez sur l'icône AntsRoute afin de personnaliser le contenu du message.
- Ajoutez la variable « Lien de confirmation/reprogrammation des interventions ».
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
Configurer le lien de confirmation/reprogrammation
Cas 1 : Autoriser uniquement la confirmation
- Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
- Cliquez sur l’onglet « Notifications ».
- Cliquez sur « Lien de confirmation / reprogrammation ».
- Déterminez la « Durée de validité du lien » en jours.
- Ajoutez un « Titre » de page.
- Ajoutez une « Description rapide » qui est visible en dessous du titre.
- Ajoutez une « Description suite à une confirmation réussie » qui est visible dès qu’un client confirme un rendez-vous.
- Ajoutez un « message d’erreur » qui est visible en cas d’erreur lors de la confirmation ou reprogrammation du rendez-vous.
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
Cas 2 : Autoriser la confirmation et la reprogrammation
- Réalisez les étapes présentées dans « Autoriser uniquement la confirmation ».
- Activez l’option « Permettre au client de reprogrammer son intervention ».
- Déterminez un « Détour maximum » en kilomètres.
- Déterminez les « Créneaux horaires » que les clients peuvent choisir lors de la reprogrammation d’un RDV.
- Ajoutez une « Description suite à une reprogrammation réussie » qui est visible dès qu’un client valide la reprogrammation d’un rendez-vous.
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
💡 Le détour maximum est un nombre de kilomètres maximum de détour acceptés, c’est-à-dire que les créneaux horaires seront proposés au client en tenant compte de son éloignement géographique par rapport aux rendez-vous déjà programmés.
☝️ Bon à savoir : Sur la droite de l’écran, vous pouvez accéder à un aperçu du lien de confirmation et de reprogrammation.
☝️ Bon à savoir : Vous pouvez personnaliser le style du lien de confirmation et de reprogrammation. Pour en savoir plus, consultez cet article de support.
Envoyer une notification avec un lien de confirmation / reprogrammation
Après avoir défini ce modèle de notification avec un lien permettant au client de confirmer ou reprogrammer un rendez-vous, vous pouvez désormais notifier vos clients. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous :
- Rendez-vous dans le module « Organiser ».
- Cliquez sur l’onglet « Carte des tournées ».
- Sélectionnez une date à laquelle des tournées sont construites.
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
- Sélectionnez le modèle de notification que vous avez créé.
- Sélectionnez les clients à qui vous souhaitez envoyer une notification.
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
💡 Pour envoyer une notification à vos clients, vous devez avoir renseigné l’adresse email et/ou le numéro de téléphone au format international sur la fiche du client. Par exemple, +33611223344.
💡 Dès qu’un client confirme un rendez-vous, l’étape passe à l’état « Confirmé » en vert dans le planning. En revanche, si un client décide de reprogrammer un rendez-vous, cette étape est directement déplacée à la date choisie.
Définir des jours de reprogrammation autorisés
Si vous envoyez des notifications avec des liens permettant à vos clients de reprogrammer une intervention ou une livraison, vous pouvez définir des jours de programmation autorisés.
💡 Pour accéder à cette fonction, veuillez contacter notre équipe support par email ou au 07 82 95 83 08.
Prenons l'exemple de l'envoi de notifications depuis l'onglet « Planning » :
- Rendez vous dans le module « Organiser ».
- Cliquez sur l’onglet « Planning ».
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
- Sélectionnez un modèle de notification qui contient un lien de reprogrammation.
- Sélectionnez des clients à notifier.
- Cliquez sur le bouton « Notifier les clients ».
- Cochez l’option « Définir des jours de reprogrammation autorisés ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
- Sélectionnez une date ou une période.
- Si nécessaire, ajoutez une seconde période en cliquant sur « Ajouter ».
- Cliquez sur « Notifier ».