Cómo declarar una ausencia para un agente

¿Uno de sus agentes está de vacaciones, de baja por enfermedad o no está disponible para una reunión?
AntsRoute le permite declarar fácilmente una ausencia para evitar que se programen intervenciones durante ese período.

⚠️ Atención: si ya hay intervenciones asignadas al agente durante el período de ausencia, no se eliminarán automáticamente. Deberá desplanificar la ruta o reoptimizar las rutas afectadas.

En resumen

Puede declarar una ausencia para un agente de dos maneras:

• Ausencia puntual: para vacaciones, baja por enfermedad o una indisponibilidad durante un período específico
• Ausencia recurrente: para una indisponibilidad que se repite automáticamente (por ejemplo, una reunión todos los lunes)

Las ausencias pueden declararse desde:

• el módulo Recursos
• la pestaña Agenda

Declarar una ausencia desde el módulo « Recursos »

1. Vaya al módulo « Recursos ».
2. Haga clic en la pestaña « Agentes ».
3. Busque el agente correspondiente y haga clic en « … » > Editar.
4. Abra la pestaña « Ausencias ».
5. Haga clic en « Añadir una ausencia ».
6. (Opcional) Seleccione un tipo de ausencia.
7. (Opcional) Añada un comentario si es necesario.
8. Defina el período de aplicación de la ausencia (ver sección siguiente).
9. Haga clic en « Guardar ».

☝️ Es bueno saberlo:
Si la ausencia no dura todo el día, desmarque la casilla « Todo el día » e indique una hora de inicio y/o una hora de fin.

💡 Para obtener más información sobre la creación de tipos de ausencia personalizados, consulte el artículo correspondiente.
 

Definir el período de aplicación de una ausencia

Al crear una ausencia, debe elegir cómo se aplicará en el tiempo.

Hay dos opciones disponibles.

1️⃣ Definir una fecha:

Esta opción permite crear una ausencia puntual.

1. Seleccione « Definir una fecha » en el campo Período de aplicación.
2. Indique la fecha de inicio.
3. Indique la fecha de fin.
4. Si la ausencia no dura todo el día, desmarque la casilla « Todo el día » e indique una hora de inicio y/o una hora de fin.

Esta opción corresponde al funcionamiento habitual para declarar vacaciones, bajas por enfermedad o una indisponibilidad temporal.

2️⃣ Definir una recurrencia:

Esta opción permite crear una ausencia que se repite automáticamente según una frecuencia definida.

Puede ser útil para planificar indisponibilidades recurrentes.

Ejemplos de uso:

• una reunión de equipo todos los lunes por la mañana
• una formación mensual
• un agente no disponible dos miércoles por la tarde al mes

Para configurar una ausencia recurrente:

1. Seleccione « Definir una recurrencia » en el campo Período de aplicación.
2. Complete la siguiente información.
   • Comienza el
     Elija la fecha de inicio de la recurrencia.
   • Termina
     Defina cuándo debe finalizar la recurrencia:
     • el: elija una fecha de fin
     • después de: indique un número de ocurrencias
     • sin fecha de fin: la ausencia se repetirá indefinidamente
   • Frecuencia
     Seleccione la frecuencia de repetición:
     • Diaria
     • Semanal
     • Mensual
3. Si la ausencia no dura todo el día, desmarque la casilla « Todo el día » e indique una hora de inicio y/o una hora de fin.
4. Haga clic en « Guardar ».

¿Qué opción elegir?

• Vacaciones o baja por enfermedad  ➡️ Definir una fecha
• Indisponibilidad excepcional  ➡️ Definir una fecha
• Reunión semanal ➡️ Definir una recurrencia
• Formación mensual ➡️ Definir una recurrencia
• Indisponibilidad fija durante la semana ➡️ Definir una recurrencia

Declarar una ausencia desde la pestaña « Agenda »

También puede declarar una ausencia directamente desde la planificación.

1. Vaya al módulo « Organizar ».
2. Haga clic en la pestaña « Agenda ».
3. Seleccione la fecha deseada en el calendario.
4. Busque el agente correspondiente y haga clic en « … » > Recursos > Añadir una ausencia.
5. (Opcional) Seleccione un tipo de ausencia.
6. (Opcional) Añada un comentario.
7. Defina el período de aplicación de la ausencia.
8. Haga clic en « Guardar ».

Modificar una ausencia

Puede modificar cierta información de una ausencia, como el tipo o el comentario.

1. Vaya a « Recursos » > « Agentes ».
2. Haga clic en « … » > Editar junto al agente correspondiente.
3. Abra la pestaña « Ausencias ».
4. Haga clic en « … » > Editar junto a la ausencia que desea modificar.
5. Realice los cambios necesarios.
6. Haga clic en « Guardar ».

Eliminar una ausencia

Para eliminar una ausencia:

1. Vaya a « Recursos » > « Agentes ».
2. Haga clic en « … » > Editar junto al agente correspondiente.
3. Abra la pestaña « Ausencias ».
4. Haga clic en « … » > Eliminar junto a la ausencia que desea quitar.
5. Haga clic en « Confirmar ».

☝️ Bueno saber:
También puede eliminar una ausencia directamente desde la pestaña « Agenda » haciendo clic derecho sobre la ausencia y seleccionando « Eliminar esta ausencia ».

🙋‍♀️ ¿Necesita ayuda?

Si tiene dificultades para añadir ausencias a sus agentes, no dude en contactar con el soporte de AntsRoute por correo electrónico o a través del chat disponible en la interfaz web.