Gérer une base articles

Grâce à la base articles, vous pouvez renseigner les articles que propose votre entreprise et que vos chauffeurs sont amenés à livrer au cours des tournées. Lors de l'ajout d'un nouvel article, vous devez renseigner une référence, un nom et un prix associé.

Dès que vos articles sont créés, vous pouvez indiquer les quantités à livrer pour chaque nouvelle livraison que vous planifiez.

Au cours des livraisons, vos chauffeurs peuvent préciser si les articles sont livrés conformes, livrés avec anomalies ou non livrés. Si l'option est activée, ils peuvent indiquer les quantités des articles réellement livrés. Vous pouvez également demander à vos chauffeurs de renseigner des champs additionnels en fonction de l'état de l'article précédemment choisit. 

Pour paramétrer votre base articles, vous devez suivre ces quelques étapes :

• 1. Activer l'option « Gestion des articles ».
• 2. Créer des articles.
• 3. Déterminer les quantités d'articles à livrer.
• 4. Ajouter des champs personnalisés liés à la validation des articles.
• 5. Valider la livraison des articles. 
• 6. Visualiser l'état des articles après validation.
• 7. Gérer les quantités des articles livrés.
• 8. Accéder à l'historique des articles livrés.
• 9. Insérer un tableau des articles dans le compte rendu.

1. Activer l'option « Gestion des articles »

1. Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
3. Cliquez sur « Paramètres généraux ».
4. Activez l’option « Gestion des colis ou des articles ».
5. Sélection l'option « Gestion des articles ».
6. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

   

💡 La base articles est liée à un seul site (entrepôt, point de vente ou établissement).

2. Créer des articles

Dès que l’option est activée, vous pouvez renseigner les différents articles proposés par votre entreprise depuis l’onglet « Base articles ».

Première option : Ajouter des articles manuellement

1. Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Base articles ».
3. Cliquez sur le rond bleu « + » en haut à droite.

   

4. Indiquez une « Référence ».
5. Renseignez le « Nom de l’article ».
6. Indiquez si nécessaire une « Unité » (jusqu'à 5 caractères).
7. Déterminez un « Prix ».
8. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

   

☝️ Bon à savoir : La devise utilisée est par défaut l'euro, mais vous pouvez si nécessaire la modifier en suivant les étapes présentées dans cet article support.

☝️ Bon à savoir : Vous pouvez définir l'article comme étant un « article par défaut », c'est-à-dire qu'il sera automatiquement ajouté lors de la planification d'une livraison.

Seconde option : Importer une liste d'articles

Si vous disposez déjà d’un fichier avec une liste d'articles, vous pouvez l’importer au format Excel ou CSV. Votre fichier doit inclure les trois colonnes suivantes : Référence, Nom de l’article, Prix.

1. Rendez-vous dans le module « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Base articles ».
3. Cliquez sur le bouton « Importer des articles ».
4. Cliquez sur le bouton « Télécharger votre fichier ».

3. Déterminer les quantités d'articles à livrer

Lors de la planification d'une livraison, vous pouvez ajouter des articles à livrer. Pour chacun des articles, vous pouvez indiquer la quantité (nombre d'unités) à livrer. Prenons l'exemple de l'ajout d'une livraison depuis « Planifier » > « Ajouter des livraisons » :

1. Entrez le nom ou la référence d'un article via la barre de recherche « Articles ».
2. Sélectionnez l’article dans la liste déroulante.

   

3. Indiquez la quantité à livrer.
4. Finalisez la planification de votre livraison.

   

☝️ Bon à savoir : Si vous affichez les détails d'une livraison, vous pouvez accéder à un onglet "Articles". Depuis cette fenêtre, vous pouvez modifier les quantités des articles à livrer, mais vous pouvez également ajouter d'autres articles.

4. Ajouter des champs personnalisés liés à la validation des articles

Au moment de la validation d’un article depuis l’application mobile, vous pouvez choisir d’afficher des champs supplémentaires qui seront renseignés par vos chauffeurs.

1. Cliquez sur le module « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Champs personnalisés ».
3. Cliquez sur « Validation d’un article ».
4. Commencez par créer une catégorie qui regroupe plusieurs champs en cliquant sur « Ajouter une catégorie ».
5. Cliquez ensuite sur « Ajouter un champ ».

   

6. Déterminez un « Nom » pour ce champ.
7. Indiquez le « Type de champ » :
   • Texte
   • Date
   • Nombre
   • Case à cocher
   • Liste
   • Photo
8. Indiquez si le champ doit obligatoirement être renseigné.
9. Si nécessaire, déterminez un « Déclencheur ».
10. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

    

☝️ Bon à savoir : Vous pouvez notamment décider d’afficher des champs en fonction de l’état de l’article défini au moment de la validation. Par exemple, si vous souhaitez afficher des champs supplémentaires pour les articles livrés avec anomalies, vous pouvez créer un champ personnalisé avec le déclencheur « État de l’article » et la valeur « Livré avec anomalie ». Vous pourriez, par exemple, ajouter un champ de photo.

5. Valider la livraison des articles

Depuis l'application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent visualiser d'un seul coup d'œil les articles à livrer au cours d'une livraison. Au moment de la validation d'une livraison, vos chauffeurs doivent préciser si les articles sont livrés conformes, livrés avec anomalies ou non livrés.

Dès que vos chauffeurs ont commencé leurs tournées depuis l'application mobile, ils doivent suivre ces étapes :

1. Affichez les détails d'une livraison.
2. Cliquez sur le bouton « Réaliser cette livraison ». 
3. Pour chaque article, choisissez l'une des options suivantes : 
   • Article livré conforme -
   • Article livré avec anomalie -
   • Article non livré -
4. Cliquez sur le bouton « Étape suivante ».
5. Si vous avez créé des champs personnalisés liés à la « Validation d'un article », vous devrez les renseigner dès que vous sélectionnerez l'état.
6. Renseignez les autres champs demandés et cliquez sur « Confirmez ».

   

☝️ Bon à savoir : Si nécessaire, vos chauffeurs peuvent modifier l'état d'un article après la validation d'une livraison.

6. Visualiser l’état d’un article après validation

Depuis le module « Suivre » de l’interface AntsRoute, vous pouvez visualiser l’état des articles des livraisons validées. Pour cela, vous devez afficher la tournée de votre chauffeur depuis le panel sur la droite.

Dans l’encadrée des livraisons validées, vous pouvez visualiser des ronds de couleur sur la gauche du nom des articles pour connaître leur état. Pour rappel : 

• Article livré conforme -
• Article livré avec anomalie -
• Article non livré -

☝️ Bon à savoir : Si vous affichez le détail d'une livraison validée, vous pouvez également accéder à un onglet « Articles ». Depuis cette fenêtre, vous pouvez notamment filtrer l'affichage des articles validés par état. Vous pouvez, par exemple, afficher les articles non livrés en priorité.

7. Gérer les quantités des articles livrés

Depuis l'application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent indiquer la quantité des articles livrés pour chacune des livraisons. Si vous avez activé le mode pick-up and delivery, vous pouvez également indiquer la quantité des articles chargés.

Étape 1 : Activer la gestion des quantités des articles

Pour commencer, vous devez activer la fonction dans les paramètres depuis l’interface web. Pour cela, suivez ces quelques étapes :

1. Rendez vous dans « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
3. Cliquez sur « Paramètres de l’application mobile ».
4. Activez l’option « Activer la gestion des quantités des articles ».
5. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

   

Étape 2 : Renseigner la quantité des articles livrés lors de la validation d’une étape

1. Affichez les détails d'une livraison.
2. Cliquez sur le bouton « Réaliser cette livraison ». 
3. Indiquez si l’article est livré conforme, livré avec anomalies ou non livré.
4. Indiquez la quantité livrée en cliquant sur les symboles « - » et « + ».
5. Cliquez sur le bouton « Confirmer la livraison ».
6. Cliquez sur le bouton « Étape suivante ».

   

☝️ Bon à savoir : Depuis le détail d'une tournée dans le module "Suivre", vous pouvez visualiser la quantité prévue, la quantité chargée et la quantité livrée. 

8. Accéder à l'historique des articles livrés

Dans le module d'analyse, vous pouvez accéder à l’historique des articles livrés. Pour cela, suivez ces quelques étapes :

1. Rendez vous dans le module « Analyser ».
2. Cliquez sur l’onglet « Historique des articles livrés ».
3. Sélectionnez une période depuis le calendrier.

💡 Vous pouvez filtrer l’affichage des données en cliquant sur les indicateurs au-dessus du tableau :

• Articles livrés
• Articles livrés avec anomalies
• Articles non livrés.

☝️ Bon à savoir : Si vous permettez à vos chauffeurs de gérer les quantités des articles livrées, vous pouvez visualiser les quantités prévues, les quantités chargées (uniquement en mode pick-up & delivery) et les quantités livrées.

9. Insérer un tableau des articles dans le compte rendu

Si vous utilisez notre fonction permettant de générer et d'envoyer des comptes rendus, vous pouvez insérer dans ces rapports un tableau des articles livrés. Pour ce faire, suivez ces quelques étapes :

1. Rendez vous dans le module « Paramètres ».
2. Cliquez sur l’onglet « Comptes-rendus ».
3. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

   

4. Définissez un « Nom » (usage interne).
5. Cliquez sur l’icône AntsRoute  et sélectionnez la variable « Tableau des articles ».
6. Cliquez sur le bouton « Créer ».