Pour ajouter des interventions à date fixe en masse, vous pouvez importer des fichiers XLS, XLSX ou CSV dans AntsRoute. Télécharger notre exemple de fichier ici.
💡 Avant de commencer, configurez vos fichiers d’import et vérifiez que vous avez renseigné tous les champs nécessaires.
Des conseils à suivre pour formater votre fichier
- Votre fichier d’import ne doit contenir qu’une seule feuille de calcul.
- Supprimez les formules présentes dans votre feuille de calcul.
- Votre feuille de calcul peut contenir 500 lignes maximum. Si vous souhaitez importer plus de 500 clients ou interventions, vous devrez diviser vos données dans plusieurs fichiers d’import.
- Votre fichier doit être au format .csv, .xlsx ou .xls.
Les champs obligatoires et optionnels
Lors de la configuration de votre fichier d’import, vérifiez que les champs obligatoires sont présents dans votre feuille de calcul. Chaque champ obligatoire doit correspondre à un en-tête de colonne de votre fichier. En l’absence de ces champs, vous ne pourrez pas importer vos données dans AntsRoute.
Si vous disposez d’une liste d'interventions ou de commandes à planifier à une date fixe, vous pouvez la récupérer depuis votre ERP ou via un autre système pour l’importer sur AntsRoute.
Ci-dessous les champs obligatoires :
Nom |
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Adresse |
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Duree |
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Date-visite |
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💡 Si vous utilisez les fonctions de pickup and delivery, vous devez également ajouter le champ obligatoire suivant :
Type |
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Ci-dessous les champs optionnels :
Id |
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Identifiant externe client |
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Prenom |
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Telephone |
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Mobile |
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Courriel |
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Code postal |
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Ville |
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Commentaires client |
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Creneau horaire de passage |
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Commentaires |
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Type d'intervention |
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Comp_XXX |
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Cap_XXX |
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☝️ Bon à savoir : Les champs compétences et capacités doivent être créés en amont depuis les paramètres de votre compte AntsRoute.
Les champs personnalisés
Si vous utilisez des champs personnalisés, vous pouvez également ajouter des colonnes distinctes pour chacun des éléments dans votre feuille de calcul. Les en-têtes de ces colonnes devront contenir le nom des champs personnalisés que vous avez préalablement ajoutés dans AntsRoute.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter une information « Date de commande » dans votre fichier d’import, commencez par créer ce champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Vous pourrez ensuite ajouter une colonne avec l’en-tête « Date de commande » dans votre feuille de calcul.
Si vous souhaitez importer des données qui correspondent à un champ personnalisé de type liste avec sélection multiple, vous devez utiliser ce format dans votre feuille de calcul : [‘option 1', 'option 2’]. Pour utiliser le caractère ', il suffit de rajouter le caractère \ devant. Exemple pour mettre option'3 il faudra écrire ['option\’3’].
Commencer l’importation de votre fichier
Étape 1 : Télécharger un fichier
- Cliquez sur le module « Planifier ».
- Cliquez sur l'onglet « Importer des interventions ».
- Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.
Étape 2 : Faire correspondre les données
Au cours de cette étape, vous devez faire correspondre les données de votre fichier avec les champs dans AntsRoute. Nous avons automatiquement fait correspondre les champs de votre fichier dont les titres des en-têtes des colonnes correspondent aux champs AntsRoute. Si des champs sont encore visibles sur la droite, vous devez faire glisser les colonnes de votre fichier de la droite vers les champs dans AntsRoute sur la gauche. Dès que c’est fait, cliquez sur le bouton « Valider ».
☝️ Bon à savoir : Si vous n’avez pas ajouté de colonnes « Date-visite » et « Durée » dans votre fichier d’import, vous pouvez directement définir une date de passage et une durée pour l’ensemble des interventions importées. Pour cela, cliquez sur l’icône du stylo et sélectionnez une date dans le calendrier et/ou indiquez une durée en minutes.
Étapes 3 & 4 : Valider les données et résultat de l'import
Au cours de cette étape, vous pouvez visualiser un tableau récapitulatif des données importées.
En cas de problème d’importation, vous pouvez visualiser un message indiquant le nombre d’erreurs et les champs concernés. Les erreurs sont visibles en rouge dans le tableau récapitulatif. Vous pouvez modifier les informations erronées directement sur AntsRoute en double-cliquant dessus. Dès que vous avez corrigé les erreurs, vous pouvez valider les modifications en cliquant sur le bouton « Réimporter ».