Importer des interventions avec une date d'échéance dans AntsRoute – Centre d'aide

Pour ajouter des interventions avec une date d'échéance en masse, vous pouvez importer des fichiers XLS, XLSX ou CSV dans AntsRoute. Télécharger notre exemple de fichier ici.

💡 Avant de commencer, configurez vos fichiers d’import et vérifiez que vous avez renseigné tous les champs nécessaires.

Des conseils à suivre pour formater votre fichier

Votre fichier d’import ne doit contenir qu’une seule feuille de calcul.
Supprimez les formules présentes dans votre feuille de calcul.
Votre feuille de calcul peut contenir 500 lignes maximum. Si vous souhaitez importer plus de 500 clients ou interventions, vous devrez diviser vos données dans plusieurs fichiers d’import.
Votre fichier doit être au format .csv, .xlsx ou .xls.

Les champs obligatoires et optionnels

Lors de la configuration de votre fichier d’import, vérifiez que les champs obligatoires sont présents dans votre feuille de calcul. Chaque champ obligatoire doit correspondre à un en-tête de colonne de votre fichier. En l’absence de ces champs, vous ne pourrez pas importer vos données dans AntsRoute.

Vous disposez d'une liste de commandes ou d'interventions à planifier ? Vous n'avez pas encore déterminé la date de passage chez vos clients, mais vos rendez-vous ont une date d'échéance ? Vous pouvez récupérer ces données depuis votre ERP ou via un autre système pour les importer directement dans le panier des interventions sur AntsRoute.

Ci-dessous les champs obligatoires :

Nom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de la société.
Adresse	Par exemple, 5 Rue Saint-Georges, 54000 Nancy.
Duree	La durée est en minutes et correspond au temps nécessaire pour réaliser une intervention (hors temps de trajet). Par exemple, 120.
Date-echeance	La date d'échéance d'une livraison au format YYYY-MM-DD ou DD/MM/YYYY. Par exemple 01/01/2018. Cette date ne doit pas être dans le passé.

Ci-dessous les champs optionnels :

Date-disponibilite	La date à partir de laquelle une livraison peut être réalisée (à titre informatif) au format YYYY-MM-DD ou DD/MM/YYYY. Par exemple 01/01/2018.
Id	L’id est l'identifiant externe unique d'une livraison importée. Il peut correspondre au numéro d'une livraison, de lot, du bon de commande, etc. Par exemple, 20180101-1.
Identifiant externe client	Cet identifiant est le code client de votre ERP (si vous en possédez un). Par exemple, C01001001.
Prenom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de votre contact.
Telephone	Par exemple, +33600000000
Mobile	Par exemple, +33685667866. Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33 pour un numéro de téléphone en France.
Courriel	Par exemple, email@antsroute.com
Code postal	Par exemple, 54000
Ville	Par exemple, Nancy
Commentaires client	Par exemple, « l'appartement du client se situe au 2ᵉ étage ».
Creneau horaire de passage	Le créneau horaire de passage correspond à l'un des créneaux définis dans les paramètres de votre site au format HH:MM-HH:MM. Par exemple 08:00-10:00.
Commentaires	Par exemple, « demander la clé au gardien » ou « code d'accès : 3445 ».
Type d'intervention	Il s'agit des types de prestation définis dans les paramètres.
Comp_XXX	XXX correspond à l'une des compétences définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer si la contrainte s'applique par OUI ou NON. Par exemple, OUI.
Cap_XXX	XXX correspond à l'une des capacités définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer la quantité à transporter. Ce nombre est un entier. Par exemple, 18. Le champ est obligatoire si lors de la création de cette capacité, vous avez défini un mode de validation obligatoire.

☝️ Bon à savoir : Les champs compétences et capacités doivent être créés en amont depuis les paramètres de votre compte AntsRoute.

Les champs personnalisés

Si vous utilisez des champs personnalisés, vous pouvez également ajouter des colonnes distinctes pour chacun des éléments dans votre feuille de calcul. Les en-têtes de ces colonnes devront contenir le nom des champs personnalisés que vous avez préalablement ajoutés dans AntsRoute.

Par exemple, si vous souhaitez ajouter une information « Date de commande » dans votre fichier d’import, commencez par créer ce champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Vous pourrez ensuite ajouter une colonne avec l’en-tête « Date de commande » dans votre feuille de calcul.

Si vous souhaitez importer des données qui correspondent à un champ personnalisé de type liste avec sélection multiple, vous devez utiliser ce format dans votre feuille de calcul : [‘option 1', 'option 2’]. Pour utiliser le caractère ', il suffit de rajouter le caractère \ devant. Exemple pour mettre option'3 il faudra écrire ['option\’3’].

Commencer l’importation de votre fichier

Étape 1 : Télécharger un fichier

Cliquez sur le module « Planifier ».
Cliquez sur l'onglet « Panier des interventions ».
Cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite.
Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.

Étape 2 : Faire correspondre les données

Au cours de cette étape, vous devez faire correspondre les données de votre fichier avec les champs dans AntsRoute. Nous avons automatiquement fait correspondre les champs de votre fichier dont les titres des en-têtes des colonnes correspondent aux champs AntsRoute. Si des champs sont encore visibles sur la droite, vous devez faire glisser les colonnes de votre fichier de la droite vers les champs dans AntsRoute sur la gauche. Dès que c’est fait, cliquez sur le bouton « Valider ».

☝️ Bon à savoir : Si vous n’avez pas ajouté de colonne « Durée » dans votre fichier d’import, vous pouvez directement définir une durée pour l’ensemble des interventions importées. Pour cela, cliquez sur l’icône du stylo et indiquez une durée en minutes.

Étapes 3 & 4 : Valider les données et résultat de l'import

Au cours de cette étape, vous pouvez visualiser un tableau récapitulatif des données importées.

En cas de problème d’importation, vous pouvez visualiser un message indiquant le nombre d’erreurs et les champs concernés. Les erreurs sont visibles en rouge dans le tableau récapitulatif. Vous pouvez modifier les informations erronées directement sur AntsRoute en double-cliquant dessus. Dès que vous avez corrigé les erreurs, vous pouvez valider les modifications en cliquant sur le bouton « Réimporter ».