Importer des données dans AntsRoute – Centre d'aide

Pour ajouter des données en masse, vous pouvez importer des fichiers XLS, XLSX ou CSV dans AntsRoute.

Voici les types d’import que vous pouvez effectuer sur votre compte AntsRoute :

Importer et mettre à jour des clients. Télécharger notre exemple de fichier ici.
Importer des interventions à date fixe. Télécharger notre exemple de fichier ici.
Importer des interventions avec une date d’échéance dans le panier des interventions. Télécharger notre exemple de fichier ici.

💡 Avant de commencer, configurez vos fichiers d’import et vérifiez que vous avez renseigné tous les champs nécessaires.

Des conseils à suivre pour formater votre fichier

Votre fichier d’import ne doit contenir qu’une seule feuille de calcul.
Supprimez les formules présentes dans votre feuille de calcul.
Votre feuille de calcul peut contenir 500 lignes maximum. Si vous souhaitez importer plus de 500 clients ou interventions, vous devrez diviser vos données dans plusieurs fichiers d’import.
Votre fichier doit être au format .csv, .xlsx ou .xls.

Les champs obligatoires et optionnels

Lors de la configuration de votre fichier d’import, vérifiez que les champs obligatoires sont présents dans votre feuille de calcul. Chaque champ obligatoire doit correspondre à un en-tête de colonne de votre fichier. En l’absence de ces champs, vous ne pourrez pas importer vos données dans AntsRoute.

1. Importer des clients

Si vous disposez d’une base de données clients, vous pouvez la récupérer depuis votre CRM pour l’importer sur AntsRoute. L’importation des clients permet d’ajouter uniquement les coordonnées de vos clients dans AntsRoute. Vous devrez ensuite planifier des interventions pour ces clients.

Ci-dessous les champs obligatoires :

Nom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de la société.
Adresse	Par exemple, 5 Rue Saint-Georges, 54000 Nancy.

Ci-dessous les champs optionnels :

Identifiant externe client	Cet identifiant est le code client de votre ERP (si vous en possédez un). Par exemple, C01001001.
Prenom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de votre contact.
Telephone	Par exemple, +33600000000.
Mobile	Par exemple, +33685667866. Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33 pour un numéro de téléphone en France.
Courriel	Par exemple email@antsroute.com
Commentaires client	Par exemple, « demander la clé au gardien » ou « code d'accès : 3445 ».
Agents privilégiés	Liste des chauffeurs privilégiés à respecter lors de la planification des rendez-vous pour ce client. Le format est une liste d’e-mails séparés par une virgule. Par exemple agent1@antsroute.com,agent2@antsroute.com.
Temps de stationnement	La durée supplémentaire qu'un chauffeur prend pour se stationner chez un client lors d'une intervention ou d'une livraison. Le temps est exprimé en minutes. Par exemple, 0, 5 ou 20.

2. Importer des interventions à date fixe

Si vous disposez d’une liste d'interventions ou de commandes à planifier à une date fixe, vous pouvez la récupérer depuis votre ERP ou via un autre système pour l’importer sur AntsRoute.

Ci-dessous les champs obligatoires :

Nom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de la société.
Adresse	Par exemple, 5 Rue Saint-Georges, 54000 Nancy.
Duree	La durée est en minutes et correspond au temps nécessaire pour réaliser une intervention (hors temps de trajet). Par exemple, 120.
Date-visite	La date d'une livraison au format YYYY-MM-DD ou DD/MM/YYYY. Par exemple 01/01/2018. Cette date ne doit pas être dans le passé.

💡 Si vous utilisez les fonctions de pickup and delivery, vous devez également ajouter le champ obligatoire suivant :

Type

Collecte / Livraison / Dechargement / Chargement.
Une ligne livraison doit être précédée par une ligne chargement (associée à cette livraison). Une ligne collecte doit être suivie d'une ligne déchargement (associée à cette collecte).
Le fichier doit donc comprendre une succession de lignes collecte-dechargement ou/et chargement-livraison.
Si le lieu de chargement (ou de déchargement) est toujours le même, vous pouvez le définir directement dans « Paramètres » > « Valeurs par défaut ». Ainsi, vous n'aurez plus besoin d'ajouter de ligne de chargement (ou de déchargement).

Ci-dessous les champs optionnels :

Id	L’id est l'identifiant externe unique d'une livraison importée. Il peut correspondre au numéro d'une livraison, de lot, du bon de commande, etc. Par exemple, 20180101-1.
Identifiant externe client	Cet identifiant est le code client de votre ERP (si vous en possédez un). Par exemple, C01001001.
Prenom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de votre contact.
Telephone	Par exemple, +33600000000
Mobile	Par exemple, +33685667866. Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33 pour un numéro de téléphone en France.
Courriel	Par exemple, email@antsroute.com
Code postal	Par exemple, 54000
Ville	Par exemple, Nancy
Commentaires client	Par exemple, « l'appartement du client se situe au 2ᵉ étage ».
Creneau horaire de passage	Le créneau horaire de passage correspond à l'un des créneaux définis dans les paramètres de votre site au format HH:MM-HH:MM. Par exemple 08:00-10:00.
Commentaires	Par exemple, « demander la clé au gardien » ou « code d'accès : 3445 ».
Type d'intervention	Il s'agit des types de prestation définis dans les paramètres.
Comp_XXX	XXX correspond à l'une des compétences définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer si la contrainte s'applique par OUI ou NON. Par exemple, OUI.
Cap_XXX	XXX correspond à l'une des capacités définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer la quantité à transporter. Ce nombre est un entier. Par exemple, 18. Le champ est obligatoire si lors de la création de cette capacité, vous avez défini un mode de validation obligatoire.

☝️ Bon à savoir : Les champs compétences et capacités doivent être créés en amont depuis les paramètres de votre compte AntsRoute.

3. Importer des interventions avec une date d’échéance dans le panier des interventions

Vous disposez d'une liste de commandes ou d'interventions à planifier ? Vous n'avez pas encore déterminé la date de passage chez vos clients, mais vos rendez-vous ont une date d'échéance ? Vous pouvez récupérer ces données depuis votre ERP ou via un autre système pour les importer directement dans le panier des interventions sur AntsRoute.

Ci-dessous les champs obligatoires :

Nom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de la société.
Adresse	Par exemple, 5 Rue Saint-Georges, 54000 Nancy.
Duree	La durée est en minutes et correspond au temps nécessaire pour réaliser une intervention (hors temps de trajet). Par exemple, 120.
Date-echeance	La date d'échéance d'une livraison au format YYYY-MM-DD ou DD/MM/YYYY. Par exemple 01/01/2018. Cette date ne doit pas être dans le passé.

Ci-dessous les champs optionnels :

Date-disponibilite	La date à partir de laquelle une livraison peut être réalisée (à titre informatif) au format YYYY-MM-DD ou DD/MM/YYYY. Par exemple 01/01/2018.
Id	L’id est l'identifiant externe unique d'une livraison importée. Il peut correspondre au numéro d'une livraison, de lot, du bon de commande, etc. Par exemple, 20180101-1.
Identifiant externe client	Cet identifiant est le code client de votre ERP (si vous en possédez un). Par exemple, C01001001.
Prenom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de votre contact.
Telephone	Par exemple, +33600000000
Mobile	Par exemple, +33685667866. Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33 pour un numéro de téléphone en France.
Courriel	Par exemple, email@antsroute.com
Code postal	Par exemple, 54000
Ville	Par exemple, Nancy
Commentaires client	Par exemple, « l'appartement du client se situe au 2ᵉ étage ».
Creneau horaire de passage	Le créneau horaire de passage correspond à l'un des créneaux définis dans les paramètres de votre site au format HH:MM-HH:MM. Par exemple 08:00-10:00.
Commentaires	Par exemple, « demander la clé au gardien » ou « code d'accès : 3445 ».
Type d'intervention	Il s'agit des types de prestation définis dans les paramètres.
Comp_XXX	XXX correspond à l'une des compétences définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer si la contrainte s'applique par OUI ou NON. Par exemple, OUI.
Cap_XXX	XXX correspond à l'une des capacités définies dans les paramètres. Il suffit d'indiquer la quantité à transporter. Ce nombre est un entier. Par exemple, 18. Le champ est obligatoire si lors de la création de cette capacité, vous avez défini un mode de validation obligatoire.

☝️ Bon à savoir : Les champs compétences et capacités doivent être créés en amont depuis les paramètres de votre compte AntsRoute.

Les champs personnalisés

Si vous utilisez des champs personnalisés, vous pouvez également ajouter des colonnes distinctes pour chacun des éléments dans votre feuille de calcul. Les en-têtes de ces colonnes devront contenir le nom des champs personnalisés que vous avez préalablement ajoutés dans AntsRoute.

Par exemple, si vous souhaitez ajouter une information « Date de commande » dans votre fichier d’import, commencez par créer ce champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Vous pourrez ensuite ajouter une colonne avec l’en-tête « Date de commande » dans votre feuille de calcul.

Si vous souhaitez importer des données qui correspondent à un champ personnalisé de type liste avec sélection multiple, vous devez utiliser ce format dans votre feuille de calcul : [‘option 1', 'option 2’]. Pour utiliser le caractère ', il suffit de rajouter le caractère \ devant. Exemple pour mettre option'3 il faudra écrire ['option\’3’].

Commencer l’importation de votre fichier

Étape 1 : Télécharger un fichier

1. Pour importer des clients :

Cliquez sur le module « Clients ».
Cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite.
Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.

2. Pour importer des interventions à date fixe :

Cliquez sur le module « Planifier ».
Cliquez sur l'onglet « Importer des interventions ».
Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.

3. Pour importer des interventions avec une date d'échéance dans le panier des interventions :

Cliquez sur le module « Planifier ».
Cliquez sur l'onglet « Panier des interventions ».
Cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite.
Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.

Étape 2 : Faire correspondre les données

Au cours de cette étape, vous devez faire correspondre les données de votre fichier avec les champs dans AntsRoute. Nous avons automatiquement fait correspondre les champs de votre fichier dont les titres des en-têtes des colonnes correspondent aux champs AntsRoute. Si des champs sont encore visibles sur la droite, vous devez faire glisser les colonnes de votre fichier de la droite vers les champs dans AntsRoute sur la gauche. Dès que c’est fait, cliquez sur le bouton « Valider ».

☝️ Bon à savoir : Si vous n’avez pas ajouté de colonnes « Date-visite » et « Durée » dans votre fichier d’import, vous pouvez directement définir une date de passage et une durée pour l’ensemble des interventions importées. Pour cela, cliquez sur l’icône du stylo et sélectionnez une date dans le calendrier et/ou indiquez une durée en minutes.

Étapes 3 & 4 : Valider les données et résultat de l'import

Au cours de cette étape, vous pouvez visualiser un tableau récapitulatif des données importées.

En cas de problème d’importation, vous pouvez visualiser un message indiquant le nombre d’erreurs et les champs concernés. Les erreurs sont visibles en rouge dans le tableau récapitulatif. Vous pouvez modifier les informations erronées directement sur AntsRoute en double-cliquant dessus. Dès que vous avez corrigé les erreurs, vous pouvez valider les modifications en cliquant sur le bouton « Réimporter ».

Mettre à jour des données clients

Si vous souhaitez mettre à jour des données clients, vous pouvez effectuer des modifications à la main, mais si de nombreux clients doivent être modifiés, cela peut vous demander beaucoup de temps. C’est pourquoi, AntsRoute vous propose de modifier vos données en masse via l’importation d’une feuille de calcul.

☝️ Bon à savoir : Lors de l’importation du fichier, vous devez conserver l’identifiant externe client qui avait été initialement défini.