Comment déclarer une absence pour un agent

Un de vos agents est en congé, en arrêt maladie ou indisponible pour une réunion ?
AntsRoute vous permet de déclarer facilement une absence afin d’éviter toute planification d’interventions pendant cette période.

⚠️ Attention : si des interventions sont déjà assignées à l’agent pendant une période d’absence, elles ne seront pas supprimées automatiquement. Vous devrez déplanifier la tournée ou réoptimiser les tournées concernées.

En bref

Vous pouvez déclarer une absence pour un agent de deux façons :

• Absence ponctuelle : pour un congé, un arrêt maladie ou une indisponibilité sur une période précise
• Absence récurrente : pour une indisponibilité qui se répète automatiquement (ex : réunion tous les lundis)

Les absences peuvent être déclarées depuis :

• le module Ressources
• l’onglet Planning

Déclarer une absence depuis le module « Ressources »

1. Rendez-vous dans le module « Ressources ».
2. Cliquez sur l’onglet « Agents ».
3. Repérez l’agent concerné puis cliquez sur « … » > Modifier.
4. Ouvrez l’onglet « Absences ».
5. Cliquez sur « Ajouter une absence ».
6. (Optionnel) Sélectionnez un type d’absence.
7. (Optionnel) Ajoutez un commentaire si nécessaire.
8. Définissez ensuite la période d’application de l’absence (voir section ci-dessous).
9. Cliquez sur « Sauvegarder ».

☝️ Bon à savoir :
Si l’absence ne dure pas toute la journée, décochez la case « Toute la journée » puis indiquez une heure de début et/ou une heure de fin.

💡 Pour en savoir plus sur la création de types d’absence personnalisés, consultez l’article dédié.
 

Définir la période d’application d’une absence

Lors de la création d’une absence, vous devez choisir comment elle s’applique dans le temps.

Deux options sont disponibles.

1️⃣ Définir une date :

Cette option permet de créer une absence ponctuelle.

1. Sélectionnez « Définir une date » dans le champ Période d’application.
2. Renseignez la date de début.
3. Renseignez la date de fin. 
4. Si l’absence ne dure pas toute la journée, décochez la case « Toute la journée » puis indiquez une heure de début et/ou une heure de fin.

Cette option correspond au fonctionnement classique pour déclarer un congé, un arrêt maladie ou une indisponibilité temporaire.

2️⃣ Définir une récurrence :

Cette option permet de créer une absence qui se répète automatiquement selon une fréquence définie.

Elle peut être utile pour planifier certaines indisponibilités régulières.

Exemples d’utilisation :

• une réunion d’équipe tous les lundis matin
• une formation mensuelle
• un agent indisponible deux mercredis après-midi par mois

Pour configurer une absence récurrente :

1. Sélectionnez « Définir une récurrence » dans le champ Période d’application.
2. Renseignez les informations suivantes :
   • Commence le
     Choisissez la date de début de la récurrence.
   • Se termine
     Définissez quand la récurrence doit s’arrêter :
     • le : choisissez une date de fin ;
     • après : indiquez un nombre d’occurrences ;
     • sans date de fin : l’absence sera répétée indéfiniment.
   • Fréquence
     Choisissez la fréquence de répétition :
     • Journalière
     • Hebdomadaire
     • Mensuelle
3. Si l’absence ne dure pas toute la journée, décochez la case « Toute la journée » puis indiquez une heure de début et/ou une heure de fin.
4. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Quelle option choisir ?

• Congé ou arrêt maladie ➡️ Définir une date
• Indisponibilité exceptionnelle ➡️ Définir une date
• Réunion hebdomadaire ➡️ Définir une récurrence
• Formation mensuelle ➡️ Définir une récurrence
• Indisponibilité fixe dans la semaine ➡️ Définir une récurrence

Déclarer une absence depuis le planning

Vous pouvez également déclarer une absence directement depuis le planning.

1. Rendez-vous dans le module « Organiser ».
2. Cliquez sur l’onglet « Planning ».
3. Sélectionnez la date souhaitée dans le calendrier.
4. Repérez l’agent concerné puis cliquez sur « … » > Ressources > Ajouter une absence.
5. (Optionnel) Sélectionnez un type d’absence.
6. (Optionnel) Ajoutez un commentaire.
7. Définissez la période d’application de l’absence.
8. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Modifier une absence

Vous pouvez modifier certaines informations d’une absence, comme le type ou le commentaire.

1. Rendez-vous dans « Ressources » > « Agents ».
2. Cliquez sur « … » > Modifier à côté de l’agent concerné.
3. Ouvrez l’onglet « Absences ».
4. Cliquez sur « … » > Modifier en face de l’absence souhaitée.
5. Apportez les modifications nécessaires.
6. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Supprimer une absence

Pour supprimer une absence :

1. Rendez-vous dans « Ressources » > « Agents ».
2. Cliquez sur « … » > Modifier à côté de l’agent concerné.
3. Ouvrez l’onglet « Absences ».
4. Cliquez sur « … » > Supprimer en face de l’absence à retirer.
5. Cliquez sur « Confirmer ».

☝️ Bon à savoir :
Vous pouvez également supprimer une absence directement depuis l’onglet « Planning » en effectuant un clic droit sur l’absence, puis en sélectionnant « Supprimer cette absence ».
 

🙋‍♀️ Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez des difficultés pour ajouter des absences à vos agents, n’hésitez pas à contacter le support AntsRoute par email ou via le chat accessible depuis l’interface web.