Importer une base de données clients dans AntsRoute – Centre d'aide

Pour ajouter des clients en masse, vous pouvez importer des fichiers XLS, XLSX ou CSV dans AntsRoute. Télécharger notre exemple de fichier ici.

💡 Avant de commencer, configurez vos fichiers d’import et vérifiez que vous avez renseigné tous les champs nécessaires.

Des conseils à suivre pour formater votre fichier

Votre fichier d’import ne doit contenir qu’une seule feuille de calcul.
Supprimez les formules présentes dans votre feuille de calcul.
Votre feuille de calcul peut contenir 500 lignes maximum. Si vous souhaitez importer plus de 500 clients, vous devrez diviser vos données dans plusieurs fichiers d’import.
Votre fichier doit être au format .csv, .xlsx ou .xls.

Les champs obligatoires et optionnels

Lors de la configuration de votre fichier d’import, vérifiez que les champs obligatoires sont présents dans votre feuille de calcul. Chaque champ obligatoire doit correspondre à un en-tête de colonne de votre fichier. En l’absence de ces champs, vous ne pourrez pas importer vos données dans AntsRoute.

Si vous disposez d’une base de données clients, vous pouvez la récupérer depuis votre CRM pour l’importer sur AntsRoute. L’importation des clients permet d’ajouter uniquement les coordonnées de vos clients dans AntsRoute. Vous devrez ensuite planifier des interventions pour ces clients.

Ci-dessous les champs obligatoires :

Nom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de la société.
Adresse	Par exemple, 5 Rue Saint-Georges, 54000 Nancy.

Ci-dessous les champs optionnels :

Identifiant externe client	Cet identifiant est le code client de votre ERP (si vous en possédez un). Par exemple, C01001001.
Prenom	Par extension, si votre client est une société, vous pouvez mettre ici le nom de votre contact.
Telephone	Par exemple, +33600000000.
Mobile	Par exemple, +33685667866. Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33 pour un numéro de téléphone en France.
Courriel	Par exemple email@antsroute.com
Commentaires	Par exemple, « demander la clé au gardien » ou « code d'accès : 3445 ».
Agents privilégiés	Liste des chauffeurs privilégiés à respecter lors de la planification des rendez-vous pour ce client. Le format est une liste d’e-mails séparés par une virgule. Par exemple agent1@antsroute.com,agent2@antsroute.com.
Temps de stationnement	La durée supplémentaire qu'un chauffeur prend pour se stationner chez un client lors d'une intervention ou d'une livraison. Le temps est exprimé en minutes. Par exemple, 0, 5 ou 20.

Les champs personnalisés

Si vous utilisez des champs personnalisés, vous pouvez également ajouter des colonnes distinctes pour chacun des éléments dans votre feuille de calcul. Les en-têtes de ces colonnes devront contenir le nom des champs personnalisés que vous avez préalablement ajoutés dans AntsRoute.

Par exemple, si vous souhaitez ajouter une information « Numéro d'adhérent » dans votre fichier d’import, commencez par créer ce champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Vous pourrez ensuite ajouter une colonne avec l’en-tête « Numéro d'adhérent » dans votre feuille de calcul.

Si vous souhaitez importer des données qui correspondent à un champ personnalisé de type liste avec sélection multiple, vous devez utiliser ce format dans votre feuille de calcul : [‘option 1', 'option 2’]. Pour utiliser le caractère ', il suffit de rajouter le caractère \ devant. Exemple pour mettre option'3 il faudra écrire ['option\’3’].

Commencer l’importation de votre fichier

Étape 1 : Télécharger un fichier

Cliquez sur le module « Clients ».
Cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite.
Cliquez sur le bouton « Télécharger un fichier ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.

Étape 2 : Faire correspondre les données

Au cours de cette étape, vous devez faire correspondre les données de votre fichier avec les champs dans AntsRoute. Nous avons automatiquement fait correspondre les champs de votre fichier dont les titres des en-têtes des colonnes correspondent aux champs AntsRoute. Si des champs sont encore visibles sur la droite, vous devez faire glisser les colonnes de votre fichier de la droite vers les champs dans AntsRoute sur la gauche. Dès que c’est fait, cliquez sur le bouton « Valider ».

Étapes 3 & 4 : Valider les données et résultat de l'import

Au cours de cette étape, vous pouvez visualiser un tableau récapitulatif des données importées.

En cas de problème d’importation, vous pouvez visualiser un message indiquant le nombre d’erreurs et les champs concernés. Les erreurs sont visibles en rouge dans le tableau récapitulatif. Vous pouvez modifier les informations erronées directement sur AntsRoute en double-cliquant dessus. Dès que vous avez corrigé les erreurs, vous pouvez valider les modifications en cliquant sur le bouton « Réimporter ».

Mettre à jour des données clients

Si vous souhaitez mettre à jour des données clients, vous pouvez effectuer des modifications à la main, mais si de nombreux clients doivent être modifiés, cela peut vous demander beaucoup de temps. C’est pourquoi, AntsRoute vous propose de modifier vos données en masse via l’importation d’une feuille de calcul.

☝️ Bon à savoir : Lors de l’importation du fichier, vous devez conserver l’identifiant externe client qui avait été initialement défini.